Personuppgiftspolicy

Inledning

Vi följer Dataskyddsförordningen (General Data Protection Regulation, även förkortad GDPR). Den innebär i korthet att individer får mer kontroll över sina personuppgifter och hur de används av dem som de delas med. Kraven har också skärpts för hur företag och organisationer får hantera personuppgifterna.

 

All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet räknas enligt personuppgiftslagen som personuppgifter. Även bilder, filmer och ljudupptagningar på individer kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

 

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är utsedd att övervaka att de som behandlar personuppgifter följer GDPR. Skulle du uppleva att vi inte behandlar personuppgifterna korrekt har du rätt att vända sig till IMY för att lämna klagomål. Mer information och kontaktuppgifter finns på deras hemsida imy.se.

 

Vår integritetspolicy för vår verksamhet Bevista Sunderby AB gäller våra medarbetare, kunder och leverantörer. Vi är personuppgiftsansvarig för vissa av de personuppgifter som hanteras inom våra verksamheter och i vissa fall personuppgiftsbiträde. Det beror på vem som bestämmer ändamål för behandlingen och hur behandlingen ska gå till. För de fall vi är personuppgiftsansvarig hittar ni uppgifter nedan om hur ni kontaktar oss med eventuella frågor om hanteringen av dina personuppgifter:

Personuppgiftsansvarig: Bevista Sunderby AB (org.nr. 556791-4196)

Kontaktuppgifter
Adress: Kråkbergsvägen 7
954 42 Södra Sunderbyn
E-post: [email protected]
Telefon: 0920-26 66 00
Kontaktperson: HR-partner

Det finns olika anledningar till att vi i vår verksamhet behöver samla in information om dig. Det kan bland annat handla om att du arbetar hos oss eller kanske bokar ett hotellrum hos oss. Det som är gemensamt är att vi endast samlar in den information som är nödvändig enligt våra förpliktelser mot dig eller enligt gällande lagstiftning.

 

Allmän information om personuppgiftsbehandlingen

Verksamheten är personuppgiftsansvarig för behandlingen av anställdas, kunders och leverantörers personuppgifter. Det är av största vikt att all sådan behandling utförs på ett lagligt och korrekt sätt som minimerar risken för intrång i den personliga integriteten. I ansvaret ligger att uppgifterna:

  • samlas in för särskilda, uttryckliga och berättigade ändamål
  • är adekvata, relevanta och inte för omfattande
  • korrekta och uppdaterade
  • inte förvaras längre än nödvändigt
  • behandlas på ett säkert sätt

Rätt till information

Du har rätt till insyn i hur dina personuppgifter behandlas. Du kan begära att få tillgång till viss information om behandlingen samt har rätt till att få felaktiga personuppgifter ändrade, överflödig behandling begränsad, ogrundad behandling raderad och att få personuppgifter flyttade från våra datasystem till en annan aktör (så kallad dataportabilitet).

Utlämnande till tredje land/part

Såvida det inte särskilt har angetts i bilaga till denna policy kommer inte överföring av personuppgifter att ske till tredjeland (land utanför EU/EES) eller internationell organisation.

Kunder och leverantörer

Vår verksamhet kommer i kontakt med både kunder/gäster och leverantörer inom vår verksamhet inom vår restaurang-, hotell- och konferensverksamhet med tillhörande olika event.

Uppgifter som behandlas

För att kunna fullgöra våra skyldigheter och bevaka våra rättigheter kommer vår verksamhet att behandla våra kunders och leverantörers personuppgifter. Vilka personuppgifter som behandlas beror vilken tjänst som utförs och är alltid inom ramen för det aktuella uppdraget, det kan bestå av:

  • Namn, personnummer
  • Kontaktperson/er vid kontakt med företag
  • Kontaktuppgifter såsom adress, e-post, telefonnummer
  • Bankuppgifter vid betalning
  • Hälsouppgift tex allergi
  • Andra uppgifter i system som lönesystem och bokföringsprogram

Mottagare av uppgifterna

Interna mottagare
De som tar del av uppgifterna är personer som arbetar inom våra verksamheter vilket beror på vilken typ av kund eller leverantör du är.

 

Externa mottagare
Beroende på vilken tjänst som utförs åt dig som kund och leverantör kan externa mottagare ta del av personuppgifter exempelvis via olika systemstöd eller till exempel redovisning till parter som banker, Skatteverket, uppdragsgivare med flera.

Den lagliga grunden för behandlingen

Beroende på vad din personuppgift ska användas till finns det olika lagliga grunder, dessa är:

  • Personuppgifter med den registrerade för att fullgöra avtal om tjänst.
  • Rättslig förpliktelse för att följa de lagar och regler som vi som personuppgifts¬ansvarig måste behandla i vår verksamhet.
  • Intresseavvägning.
  • Samtycke

Lagringstiden

Kunder och leverantörers personuppgifter kommer att lagras så länge det är nödvändigt för våra verksamheter att fullgöra sina förpliktelser enligt vårt avtal samt att uppfylla skyldigheter enligt lag och rekommendationer. Vi kommer löpande att gallra ut sådana personuppgifter som ej längre behövs.

Medarbetare

Uppgifter som behandlas

För att kunna fullgöra sina skyldigheter och bevaka sina rättigheter enligt anställningsavtal, tillhörande tillämpliga kollektivavtal och författningar, kommer Arbetsgivaren att behandla den anställdes personuppgifter i form av

  • Namn, personnummer, kontaktuppgifter
  • Anställningstid, anställningsform, facklig tillhörighet
  • Löne- och skatteuppgifter, bankkonto
  • Arbetstid, frånvaro/frånvaroorsaker, hälsa
  • Betyg, erfarenheter, utveckling, beteenden och prestationer
  • Övriga sådana personuppgifter som är nödvändiga och relevanta för att Arbetsgivaren ska kunna administrera anställningsförhållandet

Behandling av personuppgifter som är att anse som känsliga – exempelvis uppgifter om hälsotillstånd i samband med sjuklöneadministration och rehabilitering – görs restriktivt och med iakttagande av sekretess.

Uppgifterna kommer från den anställde själv, myndigheter eller har genererats under anställningen av Arbetsgivaren eller dennes samarbetspartners.

Mottagare av uppgifterna

Interna mottagare
De som tar del av uppgifterna är de interna befattningshavare som handlägger frågor rörande personal, ekonomi, IT och övrig för anställningsförhållandet nödvändig administration, dels chefer och styrelseledamöter.

 

Externa mottagare inom det arbetsrättsliga området
Den anställdes personuppgifter enligt ovan kan komma att behöva utlämnas till
Arbetsgivaralliansen (inklusive dess servicebolag) som Arbetsgivaren är medlem i och vars kollektivavtal (om löner, allmänna anställningsvillkor, omställning, försäkringar, pensioner och förhandlingsordningar) tillämpas på anställningsförhållandet.

 

De personuppgifter som avses är i första hand

  • Kontaktuppgifter till vissa befattningshavare för att administrera medlemskapet i form av främst avgifter, rådgivning, utskick och åtkomst till Arbetsgivaralliansens webbplats.
  • Uppgifter som rör individers anställningsförhållanden för det fall arbetsrättsliga ärenden, förhandlingar och rättsliga tvister så kräver.

Uppgifterna kan även komma att lämnas ut till Arbetsgivaralliansens samarbetspartners som administrerar tecknade försäkringsavtal (försäkringsbolag och valcentraler), bevakar anställdas rättigheter (fackliga motparter), upprättar lönestatistik (inklusive SCB), genomför medlemsundersökningar, verkställer medlemsutskick och genomför liknande åtgärder.

 

Externa mottagare i övrigt
Personuppgifterna kan komma att behandlas hos externa parter som har i uppdrag att utföra specifika sysslor (inklusive att tillhandahålla datasystem) rörande exempelvis tidrapportering, schemaläggning, friskvårdsbidrag, hemsida, e-post, telefon, växel, företagshälsovård, medarbetarundersökningar, betal-/kreditkort och motsvarande. Arbetsgivaren kommer att tillse att dessa externa parter hanterar personuppgifterna på ett adekvat sätt. Då den externa parten inte själv är personuppgiftsansvarig utan endast hanterar personuppgifterna för Arbetsgivarens räkning, kommer Arbetsgivaren tillse att personuppgiftsbiträdesavtal upprättas.

 

I vissa fall är Arbetsgivaren skyldig enligt författning att tillhandahålla myndigheter anställdas personuppgifter (till exempel löne- och skatteuppgifter åt Skatteverket).

Den lagliga grunden för behandlingen

Personuppgiftsbehandlingen är laglig därför att Arbetsgivaren

  • ska kunna fullgöra anställningsavtalet och de på anställningsförhållandet
    tillämpliga kollektivavtalen (såsom att betala lön och pension)
  • fullgöra rättsliga skyldigheter enligt författning (såsom arbetsrättsliga och skatterättsliga lagar)
  • intresseavvägning (såsom allergier/kostönskemål, kontaktuppgifter till anhöriga och kontaktuppgifter på hemsidan).

Lagringstiden

Anställds personuppgifter kommer att behandlas så länge som det är nödvändigt för Arbetsgivaren att fullgöra sina förpliktelser enligt anställningsavtalet och kollektivavtalen (exempelvis att betala lön), att försvara sig mot arbetsrättsliga anspråk (exempelvis enligt lagen om anställningsskydd) och uppfylla skyldigheter enligt lag (exempelvis bokföringslagen). Arbetsgivaren har att löpande gallra ut sådana personuppgifter som ej länge behövs, till exempel för att anställningen har upphört eller för att presumtiva arbetsrättsliga krav har preskriberats.