Visselblåsarfunktion

Det är viktigt att tidigt fånga upp och agera på signaler om eventuella missförhållanden i vår verksamhet. Visselblåsarfunktionen kan användas för att anmäla oegentligheter eller misstanke om missförhållanden som strider mot EU-rätt eller svensk rätt samt andra missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram.

Vår förhoppning är att alla som är anställda vid Bevista Sunderby AB upplever att de kan föra en öppen dialog om eventuella problem på arbetsplatsen och i första hand vänder sig till sin chef, överordnad chef eller någon annan chef om frågor uppstår. Om någon upplever att det inte är möjligt att hantera den frågan öppet inom organisationen kan man använda vår visselblåsarfunktion. Den som gör anmälan väljer om hen vill vara öppen med sin identitet eller helt anonym.

Anmälan

För att göra en anmälan går du in via en extern webbplats (se länk nedan). Välj om du vill slå larm eller om du redan har ett ärende att följa upp ärendet. Observera att anmälan skickas till och hanteras av vårt moderbolag Stiftelsen Sunderby folkhögskola.

Observera att när du registrerar ett ärende den första gången är det viktigt att du behåller den kod som du får för att kunna följa ditt ärende. Har du glömt din kod finns det inget sätt att återskapa koden utan då måste du skapa ett nytt ärende.

Du väljer själv om du vill vara anonym eller inte.

Om den anmälan som gjorts inte bedöms falla under visselblåsarlagen kommer ett svar att lämnas kring detta och därefter rensas anmälan bort efter ungefär en månad. Det innebär att du behöver vända dig till annan passande instans för att få hjälp med ditt ärende.

Vid anmälan som faller under visselblåsarlagen kommer underlaget i utredningen att sparas två år innan det gallras.

Gör en anmälan

Klicka på länken nedan för att komma till vår visselblåsarfunktion:
https://whistleblow.vismadraftit.se/stiftelsen-sunderby-folkhogskola

(länk till extern sida)

Policy

Inledning

Vi eftersträvar en kultur där det är högt i tak och där det förs en dialog om eventuella problem som uppkommer i verksamheten. Med denna visselblåsarpolicy anger vi hur medarbetare eller någon annan som har anledning att påtala missförhållanden bör agera vid rapportering av missförhållanden, så kallad visselblåsning. Alla avslöjanden om missförhållande ska hanteras på ett rättvist och korrekt sätt.

Policyn grundar sig på lagen om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden (Visselblåsarlagen).

Även om det inte är fråga om missförhållanden av sådan art som föranleder rapportering i enlighet med denna policy så uppmuntrar vi att samtliga medarbetare tar upp eventuella problem inom organisationen med sin närmaste chef i första hand.

Syfte

Denna policy ska vara en vägledning för den som har anledning att rapportera information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Policyn ska bidra till att en rapporterande person ska känna sig trygg att rapportera utan att hindras, riskera repressalier eller hållas ansvarig för att exempelvis ha åsidosatt tystnadsplikten.

Övergripande riktlinjer

Med visselblåsning menas i denna policy att någon medarbetare rapporterar information om missförhållanden inom vår verksamhet där det finns ett allmänintresse av att det kommer fram.

Arbetsrelaterat sammanhang betyder att den rapporterande personen måste ha fått information om missförhållandet under en nuvarande eller tidigare anställning. Missförhållande kan avse både uppsåtligt handlande eller olyckshändelser som ingen särskild person kan lastas för.

För att policyn och lagen ska vara tillämplig krävs det att det finns ett allmänintresse av att missförhållandena kommer fram. I normalfall gäller lagen därmed inte rapportering av sådant som endast rör den rapporterande personens egna arbets- eller anställningsförhållanden.

I vilka situationer ska medarbetaren rapportera om missförhållanden?

Medarbetare har möjlighet att slå larm när det är fråga om missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet och det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Medarbetarens motiv för att slå larm saknar betydelse. Även om denna policy främst riktar sig till medarbetare är Visselblåsarlagen även tillämplig utanför arbetsgivar- arbetstagarförhållandet. Det innebär att även andra än medarbetare har rätt till skydd enligt Visselblåsarlagen så länge rapportering sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och lagens kriterier för skydd är uppfyllda.

Den som rapporterar om missförhållanden ska ha skälig anledning att tro att informationen som rapporteras är sann. Det ställs däremot inte några krav på att medarbetaren ska ha gjort egna utredningar kring missförhållandena. Vi förutsätter dock att medarbetare som rapporterar är uppriktiga och att det inte förekommer rapportering beträffande sådant som medarbetaren vet inte är sant, eller sådant som medarbetaren vet inte kommer att äga rum. Den som avsiktligt och medvetet rapporterar felaktig eller vilseledande information omfattas inte av lagens skydd.

Hur ska medarbetaren rapportera missförhållanden?

Vi har valt att använda oss av en webbaserad visselblåsarkanal för att underlätta för den som avser att slå larm. Via den här kanalen är rapportören helt anonym genom hela processen och det finns möjlighet för hen att bifoga filer såsom dokument, bilder eller videos. Rapportören blir guidad genom hela processen och har även sedan möjlighet att följa upp på sitt ärende. Det går också att ringa eller boka ett möte för att slå larm.

En rapporterande person har alltid möjlighet att slå larm via externa rapporterings-kanaler som tillhandahålls av ett flertal myndigheter.
Som medarbetare finns möjligheten att vända sig till sitt skyddsombud eller till sin arbetstagarorganisation för att få rådgivning om eventuell rapportering. Vi ser positivt på detta och medarbetaren riskerar inga repressalier eller hindrande åtgärder i samband med rådgivning.

Vad händer när ett larm inkommit?

De personer som får tillgång till inkomna rapporter har ett ansvar i sitt uppdrag att hantera larmet med en mycket hög grad av diskretion. Varken visselblåsarens identitet eller någon annan vars identitet förekommer i ärendet ska kunna röjas. Personuppgifter får endast behandlas om det är nödvändigt för ärendet och uppgifter som av misstag samlats in men som inte bedöms vara relevanta ska omedelbart rensas.

Så snart ett larm om missförhållanden har inkommit erhåller visselblåsaren en bekräftelse om att organisationen har mottagit larmet.

Omgående efter att organisationen har tagit del av ett larm sker en analys av de uppgifter som medarbetaren slagit larm om för att avgöra om det krävs ytterligare utredning. Nästa steg i processen är att organisationen fattar beslut om ärendets fortsatta handläggning. Vid behov skickas ärendet vidare till externa aktörer som till exempel oberoende revisorer, polisen eller andra juridiska myndigheter.

I den utsträckning det kan anses lämpligt återkopplar organisationen regelbundet till visselblåsaren om hur ärendet hanteras. Visselblåsaren har rätt till återkoppling inom tre månader från tidpunkten för rapporteringen.

Skydd mot skuldbeläggning, repressalier och trakasserier

Vi tolererar under inga omständigheter att en medarbetare som i enlighet med denna policy har slagit larm om missförhållanden utsätts för någon form av skuldbeläggning, repressalier eller trakasserier på grund av visselblåsningen. All typ av skuldbeläggning eller sanktioner kommer hanteras omgående med disciplinära åtgärder som följd.

Omfattning

Vår visselblåsarpolicy omfattar inte bara våra medarbetare utan även en rad andra kategorier som kommer i kontakt med vår organisation som till exempel arbetssökande, praktikanter eller konsulter och annan inhyrd personal.

Visselblåsarlagen

Vad innebär visselblåsarlagen?
2 kap. Skydd i form av ansvarsfrihet

1 § En rapporterande person får inte göras ansvarig för att ha åsidosatt tystnadsplikt, under förutsättning att personen vid rapporteringen hade skälig anledning att anta att rapporteringen av informationen var nödvändig för att avslöja det rapporterade missförhållandet. Ansvarsfriheten enligt första stycket gäller inte vid

1. uppsåtligt åsidosättande av sådan tystnadsplikt som enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) inskränker rätten att meddela och offentliggöra uppgifter enligt tryckfrihetsförordningen eller yttrandefrihetsgrundlagen, eller

2. åsidosättande av tystnadsplikt enligt lagen (1971:1078) om försvarsuppfinningar.

2 § Ansvarsfriheten enligt 1 § medför inte rätt att lämna ut handlingar.

3 § En rapporterande person får inte göras ansvarig för överträdelse av bestämmelser som gäller inhämtande av information, om personen vid inhämtandet hade skälig anledning att anta att inhämtandet var nödvändigt för att avslöja ett missförhållande.

4 § Ansvarsfriheten enligt 3 § gäller inte om den rapporterande personen genom inhämtandet gör sig skyldig till brott.

3 kap. Skydd mot hindrande åtgärder och repressalier
Förbud att vidta hindrande åtgärder och repressalier

1 § En verksamhetsutövare får inte

1. hindra eller försöka hindra rapportering, eller

2. på grund av rapportering vidta repressalier mot

a) en rapporterande person,
b) någon hos verksamhetsutövaren som bistår den rapporterande personen vid rapporteringen, såsom en förtroendevald eller ett skyddsombud,
c) någon hos verksamhetsutövaren som har koppling till den rapporterande personen, såsom en anhörig eller kollega, eller
d) en juridisk person som den rapporterande personen äger, arbetar för eller på annat sätt har koppling till.

2 § En verksamhetsutövare får inte vidta repressalier på grund av att någon vänder sig till sin arbetstagarorganisation för samråd i fråga om rapportering. Verksamhetsutövaren får inte heller hindra eller försöka hindra sådant samråd.

4 kap. Förutsättningar för att omfattas av skyddet
Var missförhållandena förekommer

2 § Skyddet gäller vid rapportering av missförhållanden som har uppstått eller som högst sannolikt kommer att uppstå i

1. den verksamhet som den rapporterande personen är, har varit eller kan komma att bli verksam i, eller
2. en annan verksamhet som den rapporterande personen är eller har varit i kontakt med genom sitt arbete.

9 kap. Tystnadsplikt

1 § Den som hanterar ett uppföljningsärende får inte obehörigen röja en uppgift som kan avslöja identiteten på den rapporterande personen eller på någon annan enskild som förekommer i ärendet.

GDPR

Så här behandlar vi dina personuppgifter
Du väljer själv om du vill ange personuppgifter när du använder vår visselblåsarfunktion. Vi efterfrågar inte några personuppgifter men om du själv väljer att lämna personuppgifter ansvarar Bevista Sunderby AB för personuppgiftsbehandlingen.

Vid frågor kring personuppgiftsbehandling eller om du vill lämna klagomål kring hur vi hanterar dina personuppgifter vänd dig till vårt moderbolag via e-post: [email protected]

Vi behandlar de personuppgifter du valt att lämna enligt den rättsliga grunden Rättslig förpliktelse.

Du kan ha rätt till:

registerutdrag
att få felaktiga uppgifter korrigerade
att få uppgifter raderade
att få användandet av vissa personuppgifter begränsade
att göra invändningar mot behandlingen
dataportabilitet

Läs mer om dina rättigheter på imy.se.

Vi sparar de personuppgifter du valt att lämna i två år innan de gallras.

När ska visselblåsarfunktionen användas?

Medarbetare har möjlighet att slå larm när det är fråga om missförhållanden i arbetsgivarens verksamhet och det finns ett allmänintresse av att de kommer fram. Medarbetarens motiv för att slå larm saknar betydelse. Även om denna funktion främst riktar sig till medarbetare är Visselblåsarlagen även tillämplig utanför arbetsgivar- arbetstagarförhållandet. Det innebär att även andra än medarbetare har rätt till skydd enligt Visselblåsarlagen så länge rapportering sker i ett arbetsrelaterat sammanhang och lagens kriterier för skydd är uppfyllda.

När ska funktionen inte användas?

Normalt sett omfattas inte de förhållanden som enbart rör en persons egna arbets- eller anställningsförhållande av visselblåsarfunktionens syfte. Enbart om det rör sig om mycket allvarliga missförhållanden.

Det innebär att allmänna synpunkter på ledarskap, arbetsmiljö, planering i verksamheten och liknande inte omfattas. Det är inte heller lämpligt att rapportera in känsliga HR-frågor som är kopplade till enskilda individer. Liknande frågor ska istället hanteras på vanligt sätt genom att du kontaktar din närmaste chef, ditt fackliga ombud eller skyddsombud.